Những điểm chính
Cùng với thời gian, ngành thương mại điện tử ngày càng phát triển mạnh mẽ, với tỷ lệ doanh thu trực tuyến không ngừng gia tăng. Người ta ước tính rằng doanh thu từ thương mại điện tử hiện chiếm hơn một nửa tổng doanh thu bán lẻ tại Vương quốc Anh. Do đó, việc thành lập một cửa hàng trực tuyến là một ý tưởng tuyệt vời cho những người đang muốn khởi nghiệp và những người đã sở hữu một cửa hàng truyền thống. Tuy nhiên, việc thiết lập một cửa hàng trực tuyến đòi hỏi rất nhiều công tác chuẩn bị, và bước đầu tiên là xin giấy phép kinh doanh phù hợp.
Bạn có muốn biết liệu mình có cần giấy phép để bán hàng trực tuyến tại các quốc gia khác nhau không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn tất cả các quy định về giấy phép bán lẻ trực tuyến tại Mỹ và Anh, giúp bạn cảm thấy an tâm và tự tin khi bắt đầu thành lập công ty mới.
Giấy phép kinh doanh về cơ bản là một văn bản cấp phép của chính phủ cho phép bạn hoạt động kinh doanh. Loại giấy phép kinh doanh mà bạn cần sẽ tùy thuộc vào quốc gia hoặc thậm chí là tiểu bang nơi bạn hoạt động, nhưng tất cả đều có cùng mục đích – đó là xác nhận rằng bạn đã nhận được sự chấp thuận chính thức từ chính quyền địa phương để điều hành doanh nghiệp của mình trong một khu vực pháp lý cụ thể.
Thông thường, việc kinh doanh trực tuyến đòi hỏi phải có giấy phép kinh doanh, vì đây là yếu tố quan trọng để chứng minh tính hợp pháp và uy tín của công ty bạn. Tuy nhiên, việc xin giấy phép này không đơn giản chỉ là điền vào một mẫu đơn. Bạn còn cần phải lo liệu một số thủ tục khác. Ngoài ra, như chúng tôi đã đề cập, các yêu cầu liên quan đến giấy phép kinh doanh có thể khác nhau tùy theo quốc gia. Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ thảo luận về những đặc thù của giấy phép kinh doanh tại Vương quốc Anh và Hoa Kỳ.
Hầu hết các doanh nghiệp trực tuyến tại Vương quốc Anh được phép hoạt động mà không cần giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo đã đăng ký đầy đủ với Cơ quan Thuế và Hải quan Hoàng gia (HM Revenue & Customs). Đây là bước bắt buộc đầu tiên trong quá trình thành lập cửa hàng trực tuyến của bạn, và cần phải hoàn tất trong vòng ba tháng kể từ khi doanh nghiệp được thành lập. Điều này là cần thiết vì chính phủ muốn đảm bảo rằng bạn đang nộp đúng mức thuế và Bảo hiểm Xã hội, đồng thời xác minh rằng thông tin cá nhân của người mua được bảo vệ và hàng hóa, dịch vụ của bạn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Mặc dù bạn không cần giấy phép để bán các sản phẩm thông thường trực tuyến tại Vương quốc Anh, bạn vẫn phải tuân thủ một số quy định. Một trong những quy định đó là bạn phải nêu rõ các bước khách hàng cần thực hiện để đặt hàng và công bố tổng chi phí vận chuyển trên trang web của mình.
Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác mà bạn cần lưu ý. Để tìm hiểu thêm, bạn có thể tham khảo trang web của chính phủ về Bán hàng trực tuyến và từ xa.
Mặc dù hầu hết các mặt hàng thông thường đều có thể được bán mà không cần giấy phép, nhưng nếu bạn có ý định bán các sản phẩm bị hạn chế như rượu, bạn sẽ phải xin một số giấy phép:
Để có được giấy phép này, bạn cần tham gia khóa đào tạo để nhận Chứng chỉ Cấp 2 của BIIAB dành cho người sở hữu giấy phép cá nhân từ một đơn vị đào tạo được công nhận, sau đó nộp đơn xin cấp giấy phép cá nhân trực tuyến trên trang web của chính phủ. Khóa đào tạo chỉ kéo dài tối đa một ngày và có chi phí khoảng 100 bảng Anh. Ngược lại, thủ tục xin cấp giấy phép cá nhân có thể mất ba tuần và tốn 37 bảng Anh.
Sau khi có giấy phép cá nhân, bạn sẽ cần nộp đơn xin giấy phép kinh doanh tại cơ sở. Bạn chỉ có thể xin giấy phép này từ cơ quan chức năng hoặc hội đồng địa phương. Giấy phép này có thể áp dụng cho bất kỳ bất động sản thương mại nào, chẳng hạn như kho hàng hoặc mặt bằng cửa hàng. Hãy lưu ý rằng bạn khó có thể xin được giấy phép kinh doanh tại cơ sở để bán hàng từ nhà riêng vì nơi này được coi là nhà ở. Mặt khác, một công trình nhỏ trên khu đất của bạn, tách biệt với ngôi nhà, có thể được cấp giấy phép, miễn là bạn có giấy phép quy hoạch cho phép công trình đó hoạt động như một cơ sở thương mại. Chi phí của giấy phép này phụ thuộc vào giá trị của cơ sở kinh doanh và sẽ được thu hàng năm.
Một điều nữa bạn cần lưu ý là việc bán rượu cho bất kỳ ai dưới 18 tuổi là vi phạm pháp luật. Mặc dù việc xác minh tuổi của khách hàng qua internet là gần như không thể, bạn vẫn phải áp dụng các biện pháp xác minh phù hợp để kiểm tra tuổi của người đó.
Việc mở rộng hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của bạn ra thị trường quốc tế có thể khiến bạn cảm thấy khá lo ngại. Tuy nhiên, theo ước tính, người mua từ Mỹ chi khoảng 12,5 tỷ bảng Anh cho các sản phẩm và dịch vụ của Anh qua kênh trực tuyến mỗi năm, điều này có nghĩa là việc cung cấp sản phẩm của bạn cho khách hàng nước ngoài có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn tăng doanh số và lợi nhuận.
Mặc dù việc bán hàng cho khách hàng quốc tế có thể giúp tăng đáng kể doanh thu của bạn, nhưng bạn có thể gặp phải một số khó khăn trong quá trình này. Trước khi vận chuyển hàng hóa, bạn phải đảm bảo rằng chúng đã có đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Ngoài ra, khi sản phẩm của bạn đến Hoa Kỳ hoặc các quốc gia khác, chúng sẽ phải chịu cả thuế hải quan và thuế bán hàng. Bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu của Ủy ban Thương mại Vương quốc Anh để tính toán mức thuế mà bạn cần phải nộp. Bạn cũng có thể liên hệ với các đại lý hải quan tại các điểm đến dự kiến hàng hóa của bạn sẽ đến để tìm hiểu thêm thông tin về các quy định nhập khẩu và thuế.
Khi xuất khẩu sang Hoa Kỳ, bạn cần lưu ý rằng hệ thống thuế của nước này khá phức tạp. Mặc dù Hoa Kỳ không áp dụng thuế giá trị gia tăng (VAT), nhưng nhiều bang lại có thuế bán hàng riêng áp dụng đối với các sản phẩm do các công ty từ các bang hoặc quốc gia khác bán vào. Để có thông tin chính xác hơn về thuế bán hàng tại các bang khác nhau, hãy truy cập trang web của Chính phủ Hoa Kỳ về xuất khẩu hàng hóa sang Hoa Kỳ.
Tùy thuộc vào lĩnh vực mà sản phẩm của bạn thuộc về, bạn có thể cần phải có giấy phép cụ thể để xuất khẩu chúng từ Vương quốc Anh sang Liên minh Châu Âu. Bạn cũng sẽ phải điền vào hóa đơn tạm tính để tính thuế VAT cho giao dịch bán hàng. Đừng quên đính kèm hóa đơn và tất cả các tài liệu cần thiết khác khi vận chuyển hàng hóa. Hãy đảm bảo luôn giữ lại bản sao của hóa đơn thương mại và các tài liệu hải quan ngay cả sau khi khách hàng đã nhận được đơn hàng.
Nói tóm lại, câu trả lời cho câu hỏi liệu có cần giấy phép kinh doanh để bán hàng trực tuyến tại Mỹ hay không là chắc chắn có.
Để kinh doanh trực tuyến, bạn cần phải có giấy phép kinh doanh, và đây là bước quan trọng để khẳng định tính hợp pháp và chính thức của công ty bạn. Tuy nhiên, việc xin giấy phép kinh doanh chung có lẽ sẽ là vấn đề nhỏ nhất mà bạn phải đối mặt. Ngoài ra, còn có một số yêu cầu khác liên quan đến kinh doanh trực tuyến mà bạn cần phải đáp ứng trước khi chính thức khởi động doanh nghiệp thương mại điện tử của mình. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về những yêu cầu này và giải thích về các loại giấy phép kinh doanh và giấy phép thông dụng.
Giấy phép kinh doanh, còn được gọi là “giấy phép chung” hoặc “giấy phép hoạt động kinh doanh”, cho phép bạn điều hành một công ty tại một khu vực cụ thể, thường là thị trấn, tiểu bang hoặc quận của bạn.
Nói chung, tất cả các doanh nghiệp, dù kinh doanh trực tuyến hay truyền thống, đều cần có giấy phép kinh doanh để hoạt động. Tuy nhiên, nếu bạn là một nhà bán lẻ truyền thống đã sở hữu cửa hàng thực tế và có giấy phép bán hàng tại đó, bạn sẽ không cần phải xin thêm giấy phép kinh doanh trực tuyến. Điều quan trọng duy nhất ở đây là thời hạn của giấy phép kinh doanh, cho phép bạn bán sản phẩm và đăng ký nộp đầy đủ các khoản thuế mà bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, phải chịu trách nhiệm.
Quy trình xin giấy phép kinh doanh khác nhau tùy theo từng khu vực pháp lý và tiểu bang, và lệ phí xin giấy phép cũng vậy (mặc dù thường ở mức tương đối thấp). Hãy lưu ý rằng giấy phép kinh doanh không có hiệu lực vĩnh viễn, và bạn sẽ cần gia hạn giấy phép sau mỗi vài năm.
Hầu hết các bang của Hoa Kỳ đều yêu cầu bạn phải xin giấy phép bán hàng nếu bạn bán các sản phẩm chịu thuế, bất kể doanh nghiệp của bạn hoạt động tại cửa hàng thực tế hay chỉ trực tuyến. “Giấy phép bán hàng” có nhiều tên gọi khác nhau tùy theo từng bang. Ví dụ, giấy phép này thường được gọi là giấy phép thuế bán hàng, nhưng mục đích của tài liệu này luôn giống nhau – nó cho phép bạn thu và nộp thuế từ hoạt động bán hàng.
Đôi khi, tài liệu này cũng cho phép người bán mua một số mặt hàng từ nhà cung cấp mà không phải nộp thuế bán hàng. Để làm được điều này, bạn cần phải xin cấp “giấy chứng nhận bán lại”, trong đó xác nhận rằng các sản phẩm bạn mua sẽ được bán buôn hoặc bán lẻ thông qua cửa hàng của chính bạn.
Thông thường, bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào để xin giấy phép này.
Nói chung, bất kỳ bang nào mà bạn có “mối liên hệ” đều yêu cầu bạn phải xin giấy phép kinh doanh. Ban đầu, điều này chỉ áp dụng cho các bang mà doanh nghiệp có sự hiện diện vật lý, nhưng các quy định và điều khoản đã thay đổi nhanh chóng. Theo các quyết định gần đây của Tòa án Tối cao Hoa Kỳ và những thay đổi về luật pháp, nhiều bang hiện nay xem xét cái gọi là “mối liên hệ kinh tế” khi xác định liệu bạn có cần phải có giấy phép và nộp hồ sơ thuế tại một bang nhất định hay không. Ở nhiều bang, mối liên hệ kinh tế này chỉ có hiệu lực khi bạn bán được sản phẩm hoặc dịch vụ trị giá trên 100.000 đô la tại bang đó hoặc thực hiện hơn 200 giao dịch.
Một lần nữa, các yêu cầu này khác nhau tùy theo từng bang, vì vậy bạn cần liên hệ với cơ quan chức năng địa phương để xác minh xem mình có cần giấy phép kinh doanh hay không. Ví dụ, Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire và Oregon hoàn toàn không thu thuế bang. Hơn nữa, nếu bạn hoạt động thực tế tại nhiều bang — bao gồm cả việc quản lý kho hàng bất động sản — bạn có thể phải xin nhiều giấy phép kinh doanh để có thể tiến hành hoạt động kinh doanh tại từng bang.
Bạn cũng có thể tận dụng “giấy phép bán hàng tạm thời”, nhưng chỉ áp dụng tại một số bang như California và Idaho. Nếu bạn đang tìm kiếm một loại giấy phép cho phép bán hàng trực tuyến tạm thời, đây chính xác là điều bạn cần.
Còn một loại giấy tờ nữa mà bạn cần chuẩn bị trước khi nộp đơn xin giấy phép kinh doanh – đó là mã số thuế. Ở một số bang, nếu bạn là chủ doanh nghiệp cá nhân, bạn sẽ được phép sử dụng số an sinh xã hội thay cho mã số thuế. Ở những bang khác, các cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bạn cung cấp mã số EIN (mã số nhận dạng nhà tuyển dụng liên bang). Nếu bạn chưa biết EIN là gì và làm thế nào để có được nó, đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn về vấn đề này trong phần tiếp theo.
Hãy lưu ý rằng mã số thuế của tiểu bang và mã số thuế liên bang là hai thứ khác nhau. Tuy nhiên, trong những trường hợp bạn được yêu cầu cung cấp một trong hai mã số này, bạn cũng sẽ phải cung cấp cả mã số còn lại. Bạn sẽ biết mình có cần mã số EIN để kinh doanh trực tuyến hay không khi thực hiện thủ tục đăng ký thu thuế với cơ quan thuế của tiểu bang.
Những con số này thực chất là công cụ giúp chính phủ theo dõi hoạt động kinh doanh, thuế và toàn bộ nhân viên của bạn.
Số nhận dạng nhà tuyển dụng liên bang (EIN) là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó tương tự như số an sinh xã hội dành cho công ty của bạn. Số EIN xác định bạn là chủ doanh nghiệp và giúp bạn tuân thủ các quy định về thuế cũng như các quy định khác. Nếu bạn có ý định đăng ký và hoạt động dưới dạng một pháp nhân doanh nghiệp thay vì kinh doanh cá thể, việc có EIN không phải là tùy chọn – đó là yêu cầu bắt buộc mà bạn phải tuân thủ. Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký dưới dạng chủ doanh nghiệp cá thể, bạn có thể sử dụng số an sinh xã hội của mình thay thế.
Mã số EIN cũng sẽ giúp bạn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Thoạt nhìn, điều này có vẻ không quan trọng, nhưng về lâu dài, bạn sẽ cần phải gửi tiền thu được vào một tài khoản doanh nghiệp riêng biệt, vì việc tách biệt tài sản doanh nghiệp và tài sản cá nhân là điều vô cùng quan trọng.
Bạn có thể đăng ký mã số EIN trực tuyến tại Cục Thuế Liên bang (IRS). Nếu bạn có kế hoạch tuyển dụng nhân viên, bạn nhất định phải có mã số EIN để có thể khấu trừ thuế từ tiền lương của họ.
Hầu hết các doanh nghiệp đều đăng ký tên kinh doanh cùng lúc với việc đăng ký thành lập công ty tại cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải đặt và đăng ký một tên kinh doanh riêng biệt. Ví dụ, chủ sở hữu của các doanh nghiệp tư nhân và hợp danh thông thường bắt buộc phải đăng ký tên kinh doanh. Trong những trường hợp này, tên kinh doanh sẽ mặc định là tên pháp lý của chủ sở hữu.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn kinh doanh dưới tên riêng của mình hoặc dưới tên đã đăng ký với cơ quan nhà nước, giấy phép DBA là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Giấy phép này sẽ cho phép bạn kinh doanh dưới một tên khác. Bạn sẽ phải liên hệ với Văn phòng Thư ký Bang để xin giấy phép này. Quy trình xin giấy phép DBA và phí cho giấy tờ này khác nhau tùy theo từng bang, và một số bang không thu bất kỳ khoản phí nào. Nếu bạn kinh doanh dưới một tên khác, bạn cũng có thể cần giấy phép DBA để thực hiện một số giao dịch, chẳng hạn như mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn cần liên hệ với cơ quan chức năng địa phương để tìm hiểu về các quy định liên quan đến giấy phép DBA tại bang của bạn, đặc biệt nếu trước đây bạn đã kinh doanh dưới một tên khác và hiện muốn thay đổi tên đó.
Nếu bạn kinh doanh tại nhà, giống như nhiều người bán hàng trực tuyến khác, bạn có thể phải xin giấy phép kinh doanh tại nhà. Loại giấy phép này khá phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử và rất hữu ích cho những người bán hàng thực hiện việc giao hàng trực tiếp từ nhà riêng. Nếu bạn có ý định thuê nhân viên, rất có thể bạn cũng sẽ cần phải xin giấy phép kinh doanh tại nhà.
Giấy phép kinh doanh tại nhà cũng có thể giúp bạn tránh vi phạm các quy định hạn chế nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp các dịch vụ như lắp đặt biển hiệu thương mại hoặc trang trí nội thất, hoặc nếu nơi kinh doanh của bạn có lượng người qua lại đông đúc từ các công ty vận chuyển hoặc khách hàng.
Xin lưu ý rằng các quy định và yêu cầu liên quan đến giấy phép này có thể khác nhau tùy thuộc vào khu vực mà quý vị kinh doanh.
Các loại giấy phép này còn được gọi là giấy phép hành nghề. Tại một số bang, giấy phép hành nghề được cấp cho những người làm việc trong các lĩnh vực cụ thể như kế toán hoặc bất động sản. Những chuyên gia này có thể phải xin giấy phép hành nghề cụ thể của bang để thực hiện công việc của mình. Các thương nhân trực tuyến kinh doanh rượu hoặc thuốc lá cũng có thể phải xin giấy phép chuyên ngành tương ứng.
Để kinh doanh tại một tiểu bang cụ thể, cần phải có giấy phép kinh doanh chung hoặc giấy phép hoạt động kinh doanh. Những giấy tờ này được coi là các loại giấy phép kinh doanh thông thường.
Tuy nhiên, một số loại hình doanh nghiệp phải xin giấy phép kinh doanh cụ thể của tiểu bang. Điều này cũng áp dụng cho các cửa hàng truyền thống hoặc cửa hàng bán lẻ trực tuyến – các loại hình kinh doanh này thường không bắt buộc phải xin giấy phép kinh doanh chung.
Nếu bạn có kế hoạch bán sản phẩm cho các tổ chức thuộc sự quản lý của chính phủ, bạn sẽ cần phải có giấy phép kinh doanh liên bang. Bạn cũng sẽ phải thu thuế liên bang đối với các giao dịch bán hàng này.
Mặc dù chính phủ Hoa Kỳ thường yêu cầu người bán phải có giấy phép kinh doanh, nhưng Amazon sẽ không yêu cầu giấy phép này khi bạn đăng ký tài khoản người bán.
Trên thực tế, thông thường bạn không cần giấy phép kinh doanh để tạo tài khoản trên bất kỳ sàn thương mại điện tử nào sau đây:
Giải pháp tốt nhất là liên hệ với cơ quan chức năng địa phương để tìm hiểu về các loại giấy phép cần thiết để kinh doanh trực tuyến tại khu vực của bạn. Một số khu vực có thể yêu cầu bạn phải xin các giấy phép và chứng nhận không có trong danh sách này và chỉ áp dụng riêng cho địa phương của bạn. Bạn nên thu thập thông tin liên quan ở các cấp liên bang, tiểu bang, quận và địa phương.
Các loại giấy phép mà bạn phải xin có thể phụ thuộc vào loại hàng hóa mà bạn kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn có kế hoạch bán pháo hoa, bạn có thể sẽ cần một loại giấy phép khác so với khi bán quần áo.
Ban đầu, có thể bạn sẽ nghĩ rằng việc xác định loại giấy phép cần thiết để kinh doanh trực tuyến là rất khó khăn. Nhiều người lo lắng khi bắt đầu kinh doanh trực tuyến vì quy trình này có vẻ rất rắc rối, áp đảo và phức tạp, nhưng điều này chỉ đúng khi bạn bán các sản phẩm bị hạn chế hoặc xuất khẩu hàng hóa sang các quốc gia khác. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tránh được các vấn đề với chính quyền nếu kiểm tra các yêu cầu với cơ quan chức năng địa phương, tìm hiểu xem bạn cần những giấy phép nào và đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định, hạn chế và yêu cầu. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ không vô tình vi phạm pháp luật.
Loại giấy phép kinh doanh cơ bản nhất mà bạn có thể cần để điều hành một doanh nghiệp là giấy phép kinh doanh địa phương, cho phép bạn tiến hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, loại giấy phép bạn cần sẽ phụ thuộc vào khu vực mà bạn đang hoạt động.
Dưới đây là quy trình từng bước để xin giấy phép kinh doanh:
WisePPC hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm beta — và chúng tôi đang mời một số lượng người dùng đầu tiên tham gia. Với tư cách là người thử nghiệm beta, bạn sẽ được sử dụng miễn phí, nhận các ưu đãi trọn đời và có cơ hội góp phần định hình sản phẩm — từ Đối tác được chứng nhận của Amazon Ads bạn có thể tin tưởng.
Chúng tôi sẽ liên hệ lại với quý khách sớm nhất có thể.