Theo dõi lô hàng FBA: Cách chủ động xử lý các sự cố chậm trễ về hàng tồn kho và giao hàng

Nếu bạn đang gửi hàng tồn kho vào mạng lưới hoàn tất đơn hàng của Amazon, việc theo dõi các lô hàng đó không phải là tùy chọn – đó chính là yếu tố giúp mọi thứ khác luôn đồng bộ. Dù bạn đang vận hành một mô hình kinh doanh tinh gọn hay quản lý hàng chục mã SKU, việc biết chính xác hàng hóa của bạn đang ở đâu (và những gì thực sự đã được nhận) sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Thời gian giao hàng có thể thay đổi, hàng hóa có thể bị thất lạc, và đôi khi việc hàng đã được nhập kho không đồng nghĩa với việc có thể bán được. Bạn càng sớm hiểu được những gì đang diễn ra đằng sau các trạng thái vận chuyển đó, bạn càng có thể lập kế hoạch, phản ứng và bảo vệ lợi nhuận của mình tốt hơn.

Nguồn gốc của các lô hàng FBA: Chúng là gì và tại sao lại quan trọng

Lô hàng FBA chính xác là như tên gọi của nó – đó là hàng tồn kho mà bạn gửi vào mạng lưới thực hiện đơn hàng của Amazon để họ lo việc lưu kho, đóng gói và giao hàng giúp bạn. Đó là cách sản phẩm được đưa vào kho của Amazon ngay từ đầu. Bạn chuẩn bị các thùng hàng, tạo kế hoạch vận chuyển trong Seller Central, in nhãn và giao cho nhà vận chuyển. Từ thời điểm đó, hàng tồn kho chính thức được chuyển đi để sẵn sàng cho dịch vụ giao hàng Prime. Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng quy trình này phức tạp hơn nhiều so với vẻ bề ngoài.

Mỗi lô hàng đều khởi động một chuỗi các bước: quét mã vạch, vận chuyển, làm thủ tục nhập kho, nhận hàng và – cuối cùng – hàng hóa được đưa vào kho để bán. Tuy nhiên, không phải tất cả các giai đoạn đều diễn ra với cùng một tốc độ. Một thùng hàng có thể được xử lý trong vòng một ngày, trong khi thùng khác có thể nằm chờ tại bến bốc dỡ cả tuần. Đó là lý do tại sao việc hiểu rõ cách thức hoạt động thực tế của các lô hàng FBA không chỉ hữu ích – mà còn là điều thiết yếu nếu bạn quan tâm đến hiệu suất, thời gian xử lý hoặc việc duy trì hàng tồn kho trong những tuần cao điểm. Bạn không cần phải quản lý hệ thống một cách chi tiết, nhưng bạn cần phải hiểu đúng về nó.

Hiểu về trạng thái lô hàng FBA: Mỗi giai đoạn thực sự cho bạn biết điều gì

Khi bạn theo dõi một lô hàng FBA, trạng thái hiển thị trên Seller Central không chỉ là một nhãn hiệu – đó là một tín hiệu. Mỗi trạng thái phản ánh một bước cụ thể trong quy trình xử lý hàng tồn kho của Amazon phía sau hậu trường. Tuy nhiên, không phải trạng thái nào cũng rõ ràng như nhau, và một số có thể duy trì lâu hơn dự kiến. Dưới đây là ý nghĩa thực sự của từng trạng thái, và khi nào bạn nên chú ý.

1. Đang xử lý / Đơn hàng đã được tạo

Đây là bước đầu tiên – bạn đang lập hoặc chỉnh sửa kế hoạch vận chuyển. Hàng hóa vẫn chưa được chuyển đi, nhưng Amazon đã biết trước những gì sẽ xảy ra. Sau khi nội dung thùng hàng được xác nhận và nhãn vận chuyển được in ra, lô hàng sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

2. Sẵn sàng giao hàng → Đã giao hàng

Trạng thái “Sẵn sàng giao hàng” sẽ hiển thị khi bạn cung cấp tên đơn vị vận chuyển và thông tin theo dõi hoặc xác nhận lô hàng thông qua Chương trình Đối tác Vận chuyển của Amazon. Điều này có nghĩa là phần việc của bạn đã hoàn tất – giờ đây mọi việc phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển. Trạng thái sẽ chuyển sang “Đã giao hàng” ngay khi đơn vị vận chuyển quét mã vạch trên các thùng hàng hoặc bạn xác nhận việc giao hàng. Nếu việc quét mã vạch không diễn ra, lô hàng sẽ bị kẹt lại. Hãy luôn kiểm tra kỹ xem việc nhận hàng hoặc giao hàng đã được ghi nhận chính xác hay chưa.

3. Đang vận chuyển

Ở giai đoạn này, Amazon đã biết rằng lô hàng đang được vận chuyển. Điều này không có nghĩa là hàng đã gần đến nơi – mà chỉ là dữ liệu theo dõi từ đơn vị vận chuyển đã xác nhận hàng đang di chuyển. Hàng có thể vẫn đang trên đường đi qua cả nước. Nếu hàng bị chậm trễ quá lâu tại đây, hãy liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển, không phải Amazon.

4. Đã giao

Lô hàng của bạn đã đến trung tâm xử lý đơn hàng… trên lý thuyết. “Đã giao” có nghĩa là hàng đã đến tòa nhà – chứ không phải là đã có ai động vào nó. Đôi khi hàng nằm ở bãi đỗ hàng cả ngày trời trước khi quá trình nhập kho bắt đầu, đặc biệt là trong những tuần cao điểm.

5. Đã làm thủ tục nhận phòng

Điều này có nghĩa là các thùng hàng của bạn đã được quét tại bến bốc dỡ. Đây là dấu hiệu cho thấy nhân viên kho đang bắt đầu xử lý chúng. Tuy nhiên, điều này chưa có nghĩa là các sản phẩm đã sẵn sàng để bán – nó giống như việc bạn đang đứng thứ hai trong hàng chờ tại Sở Giao thông Vận tải. Đã có tiến triển, nhưng vẫn chưa hoàn tất.

6. Nhận

Đây là nơi Amazon bắt đầu nhập các mặt hàng riêng lẻ vào kho. Một số mã SKU sẽ được đưa vào bán ngay lập tức. Một số khác có thể được chuyển đến các kho khác trước khi có sẵn. Bạn thường sẽ thấy tình trạng nhận hàng từng phần ở giai đoạn này – đây không phải là lỗi hệ thống, mà chỉ là cách thức hoạt động của FBA.

7. Đã đóng

Vòng đời của lô hàng đã kết thúc. Hoặc là tất cả các mặt hàng đã được nhận, hoặc Amazon đã tự động đóng lô hàng sau 90 ngày đối với các lô hàng nội địa hoặc 90 ngày đối với các lô hàng quốc tế kể từ ngày tạo lô hàng. Nếu số lượng không khớp với số lượng bạn đã gửi, đây là lúc bạn bắt đầu tiến hành đối chiếu.

Mỗi trạng thái chỉ là một manh mối, chứ không phải bức tranh toàn cảnh. Nhưng khi bạn biết cách đọc chúng một cách chính xác, bạn sẽ phát hiện sớm các sự chậm trễ, báo cáo các vấn đề về việc nhận hàng nhanh hơn và không còn phải đoán mò xem hàng tồn kho của mình đang bị kẹt ở đâu. Điều này không có nghĩa là can thiệp quá sâu vào quy trình của Amazon – mà là biết khi nào cần tìm hiểu kỹ và khi nào cần kiên nhẫn chờ đợi.

Từ sự chậm trễ trong quản lý hàng tồn kho đến việc điều chỉnh ngân sách với WisePPC

Khi hàng hóa không được vận chuyển như dự kiến, tác động không chỉ dừng lại ở khâu logistics – nó còn ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, hiệu quả quảng cáo và biên lợi nhuận của bạn. Đó là lý do tại sao WisePPC giúp bạn nắm bắt mối liên hệ giữa những gì đang diễn ra trong quy trình FBA và những gì bạn thấy trên bảng điều khiển thị trường. Chúng tôi giúp người bán có cái nhìn toàn diện để phát hiện sớm các sự chậm trễ, điều chỉnh chiến dịch theo thời gian thực và ngừng chi tiêu cho những sản phẩm thực tế không thể giao hàng.

Nền tảng của chúng tôi phân biệt doanh số tự nhiên với doanh số trả phí, theo dõi các chỉ số thời gian thực như TACOS và lợi nhuận, đồng thời chỉ ra các khoản chi tiêu quảng cáo lãng phí liên quan đến hàng tồn kho – giúp bạn biết chính xác thời điểm các vấn đề về giao hàng bắt đầu ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất. Dù bạn đang chạy chiến dịch Sponsored Products, quản lý nhiều tài khoản, hay phải cân bằng giữa tần suất quảng cáo và lịch trình bổ sung hàng, chúng tôi sẽ giúp bạn chủ động ứng phó thay vì phản ứng chậm trễ.

Bạn có thể tìm thấy chúng tôi tại Facebook, Instagram, và LinkedIn, nơi chúng tôi chia sẻ những phân tích chuyên sâu, các giải pháp khắc phục nhỏ và thông tin cập nhật về sản phẩm nhằm giúp người bán vận hành hệ thống hiệu quả và thông minh hơn. Cuối cùng, mục tiêu của chúng tôi không phải là ngập tràn bạn trong dữ liệu, mà là làm nổi bật những thông tin quan trọng và giúp bạn dễ dàng hành động dựa trên những thông tin đó.

Cách theo dõi thực sự một lô hàng FBA (mà không cần phỏng đoán)

Việc theo dõi một lô hàng FBA lẽ ra không nên giống như việc đuổi theo một mục tiêu luôn di chuyển – nhưng đôi khi lại đúng là như vậy. Tin tốt là Amazon cung cấp cho bạn nhiều cách để theo dõi vị trí hàng tồn kho của bạn và tình trạng hiện tại của chúng. Bí quyết nằm ở việc biết nên tìm kiếm ở đâu và mỗi thông tin hiển thị thực sự mang ý nghĩa gì. Dưới đây là cách để bạn có được câu trả lời mà không cần phải lục lọi qua năm tab hay phải chờ đến khi có sự cố xảy ra.

Bắt đầu từ Seller Central: Hàng đợi vận chuyển của bạn

Đây là bệ phóng của bạn.

• Chuyển đến mục "Kho hàng" trên thanh điều hướng phía trên.
• Nhấp vào Quản lý lô hàng FBA.
• Bạn sẽ được chuyển đến Hàng đợi vận chuyển, nơi lưu trữ tất cả các lô hàng đến của bạn.

Đối với mỗi đơn hàng, bạn sẽ thấy trạng thái (như “Đang vận chuyển” hoặc “Đang nhận hàng”) và một nút có nhãn “Theo dõi đơn hàng”. Đó chính là cách để bạn truy cập.

Sử dụng tính năng “Theo dõi đơn hàng” để xem toàn bộ quá trình vận chuyển

Khi nhấp vào nút đó, bạn sẽ được chuyển đến trang Tóm tắt đơn hàng – trang này có hai tab chính:

• Các sự kiện liên quan đến lô hàng: Đây là nhật ký sự kiện của bạn, bao gồm dấu thời gian cho mỗi lần quét và mỗi lần chuyển đổi.
• Nội dung: Hiển thị những gì Amazon cho rằng họ đã nhận được – thông tin này sẽ hữu ích sau này nếu số lượng không khớp.

Hãy chú ý đến những khoảng trống trên dòng thời gian. Nếu bạn thấy trạng thái “Đã giao” nhưng không có thông tin gì tiếp theo, có thể lô hàng của bạn vẫn đang chờ làm thủ tục nhập kho – điều này là bình thường, nhưng bạn nên theo dõi nếu tình trạng này kéo dài quá vài ngày.

Kiểm tra lại với nhà vận chuyển

Nếu lô hàng vẫn đang trên đường vận chuyển, thông tin trên Amazon có thể chậm cập nhật. Đó là lúc bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp.
Hãy lấy mã theo dõi (nằm trong phần tóm tắt) và nhập vào trang web của UPS, FedEx hoặc bất kỳ đơn vị vận chuyển nào bạn đã sử dụng. Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật về vị trí, thời gian giao hàng dự kiến và đôi khi là thông báo về sự chậm trễ.

• Mẹo nhanh: Chương trình Đối tác Vận chuyển của Amazon thường đồng bộ hóa tốt, nhưng các đơn hàng vận chuyển qua bên thứ ba có thể chậm hơn hoặc thậm chí không có thông tin quét hàng.

Dành cho những người bán hàng với khối lượng lớn: Tự động hóa Watchtower

Nếu bạn thường xuyên gửi hàng hoặc quản lý nhiều tài khoản, việc theo dõi thủ công sẽ nhanh chóng trở nên bất lực. Bạn cần một hệ thống không chỉ hiển thị vị trí hàng tồn kho mà còn liên kết các sự chậm trễ với sự sụt giảm hiệu suất và doanh thu bị mất. Bạn vẫn sẽ kiểm tra trạng thái lô hàng trong Seller Central, nhưng giờ đây bạn còn có thể:

• Phát hiện tình trạng hết hàng ngay từ sớm trước khi nó làm chỉ số ACOS của bạn sụt giảm
• Hãy kiểm tra xem việc giao hàng không đúng thời gian có ảnh hưởng đến các SKU bán chạy nhất của bạn hay không
• Liên hệ thời gian nhận hàng chậm với việc không đạt được mục tiêu doanh số

Hàng tồn kho không di chuyển một cách độc lập – và việc theo dõi cũng không nên như vậy.

Theo dõi sát sao tình hình vận chuyển hàng hóa giờ đây đã trở thành một phần công việc. Nhưng điều này không nhất thiết phải là một trò đoán mò. Bạn kiểm tra càng sớm, thì càng ít phải giải quyết rắc rối sau này.

Ít bất ngờ hơn, ít phải loay hoay hơn: Cách tránh những rắc rối về hàng tồn kho FBA

Cách nhanh nhất để làm hỏng một chiến dịch quảng cáo hiệu quả là gì? Đó chính là những vấn đề về hàng tồn kho lẽ ra đã phải được phát hiện trước khi giao hàng. Bạn in nhãn, gửi các thùng hàng và chỉ biết hy vọng mọi việc suôn sẻ – nhưng những sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ, hết hàng và lãng phí chi phí. Hầu hết các vấn đề này đều bắt nguồn từ giai đoạn đầu. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:

• Các sản phẩm bị dán nhãn sai hoặc thiếu mã vạch: Amazon yêu cầu mã vạch phải rõ ràng và có thể quét được. Nếu chỉ cần một sản phẩm có nhãn sai (hoặc không có nhãn), toàn bộ thùng hàng có thể bị đánh dấu cảnh báo. Hãy sử dụng nhãn được Amazon chấp thuận hoặc nhờ Amazon thực hiện giúp bạn.
• Sản phẩm sai, mã SKU đúng: Bạn đã nhập đúng mã SKU vào kế hoạch vận chuyển – nhưng sản phẩm thực tế lại không khớp. Hãy kiểm tra kỹ từng biến thể trước khi đóng gói hộp. Kích cỡ, màu sắc và các gói sản phẩm thường bị nhầm lẫn nhiều hơn bạn tưởng.
• Giao hàng thiếu hay giao hàng thừa: INếu bạn nói sẽ gửi 50 đơn vị nhưng chỉ gửi 48 (hoặc 52), quá trình nhận hàng sẽ bị đình trệ. Hãy đảm bảo số lượng chính xác. Nếu bạn sử dụng nhà phân phối, hãy đảm bảo rằng họ đã thống nhất về số lượng và thời hạn giao hàng.
• Thông tin về nội dung hộp không chính xác: Thông tin về từng thùng hàng không phải là tùy chọn – đó là cách Amazon biết được bên trong mỗi thùng có gì trước khi mở ra. Nếu bỏ qua bước này, lô hàng của bạn sẽ bị chậm trễ tại bến bốc dỡ.
• Bao bì bị hư hỏng hoặc vật liệu không được chấp thuận: Hãy tránh những rắc rối liên quan đến màng co, các mặt hàng dễ vỡ không được bọc màng bong bóng, hoặc các sản phẩm lẻ lỏng lẻo trong thùng quá khổ. Amazon yêu cầu quy trình chuẩn bị cụ thể tùy theo loại sản phẩm. Nếu bạn cắt giảm quy trình ở đây, bạn sẽ phải trả giá bằng sự chậm trễ – hoặc tệ hơn, hàng hóa có thể bị loại bỏ.
• Trung tâm hoàn tất đơn hàng sai: Nếu bạn tự ý thay đổi địa chỉ nhận hàng hoặc bỏ qua các địa điểm do Amazon đề xuất, bạn có thể gặp phải sự phản đối. Điều này có thể dẫn đến việc hàng bị từ chối nhận hoặc phải chia thành nhiều lô hàng, từ đó làm chậm trễ quá trình nhận hàng.

Việc khắc phục những vấn đề này sau khi sự cố đã xảy ra thường tốn thời gian, tốn kém và thường đi kèm với một yêu cầu hỗ trợ. Phát hiện sớm những vấn đề này là vấn đề về quy trình làm việc – và cũng là vấn đề về khả năng theo dõi. Nếu hệ thống của bạn không theo dõi những vấn đề này một cách rõ ràng, bạn chỉ đang hy vọng mọi chuyện sẽ suôn sẻ. Đó không phải là một chiến lược.

Khi số liệu không khớp: Cách xử lý sự chênh lệch trong lô hàng FBA

Đôi khi Amazon thông báo rằng họ nhận được số lượng hàng ít hơn số lượng bạn đã gửi. Hoặc họ ghi nhận một mặt hàng mà bạn chưa bao giờ đóng gói. Điều này thật bực bội – đặc biệt là khi lượng hàng tồn kho, thứ hạng hoặc các chiến dịch quảng cáo của bạn phụ thuộc vào những sản phẩm bị thiếu đó. Nhưng vấn đề này có thể khắc phục được. Điều quan trọng là bạn phải biết tìm ở đâu, nhấp vào đâu và khi nào cần can thiệp.

Bắt đầu bằng cách mở lô hàng trong Seller Central và chuyển đến tab “Nội dung”. Bạn sẽ thấy số lượng dự kiến và số lượng đã nhận được hiển thị song song. Di chuột qua các con số để xem chi tiết. Nếu lô hàng được đánh dấu là “Đã đóng” mà vẫn có sự chênh lệch, hãy tìm menu thả xuống “Cần thực hiện hành động” – đó là nơi bạn bắt đầu quá trình đối chiếu.

Amazon có thể yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng vận chuyển, hóa đơn hoặc tài liệu theo dõi. Hãy tải lên những tài liệu bạn có và gửi yêu cầu hỗ trợ. Sau đó, theo dõi các cập nhật tại mục “Yêu cầu đã gửi” – và liên hệ lại nếu quá trình bị đình trệ. Phần này không dễ chịu, nhưng nếu lợi nhuận của bạn phụ thuộc vào nó, đừng chần chừ. Hãy theo dõi nó giống như cách bạn theo dõi các chiến dịch quảng cáo của mình.

Mẹo chuyên nghiệp để tận dụng tối đa tính năng theo dõi đơn hàng FBA

Nếu bạn coi việc theo dõi đơn hàng chỉ là một công việc phụ, bạn đã bị tụt hậu rồi. Những người bán hàng thành công nhất sử dụng nó như một hệ thống cảnh báo sớm – một cách để phát hiện rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng đến doanh thu. Đây không phải là những mẹo vặt. Đó là những thói quen nhỏ giúp bạn chuyển từ phản ứng sang chủ động. Dưới đây là cách để tối ưu hóa quy trình theo dõi của bạn:

• Hãy kiểm tra hàng đợi vận chuyển hàng ngày – ngay cả khi không có gì “bất thường”: Tình trạng hàng hóa bị đình trệ thường xuất hiện khi trạng thái thay đổi. Việc phát hiện một lô hàng bị kẹt ở trạng thái “Đã giao” trước khi nó trở thành một trường hợp cần hỗ trợ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối liên quan đến hàng tồn kho.
• Đặt thời hạn nội bộ sớm hơn khung thời gian của Amazon: Đừng chỉ dựa vào khung thời gian kiểm tra hàng của Amazon. Hãy dự trù thời gian dự phòng trong lịch hoạt động để các chiến dịch không được khởi chạy trước khi hàng thực sự sẵn sàng để bán.
• Đánh dấu các lô hàng liên quan đến các mã hàng (SKU) bán chạy: Nếu một lô hàng nhập khẩu chứa các mặt hàng bán chạy nhất của bạn, hãy theo dõi nó như một chiến dịch. Những lô hàng này xứng đáng được quan tâm nhiều hơn so với các mặt hàng bán chậm.
• Kết hợp theo dõi đơn hàng với việc điều chỉnh tần suất hiển thị quảng cáo: Nếu hàng tồn kho sắp hết, hãy giảm tốc độ chi tiêu. Nếu không, bạn có nguy cơ hướng lưu lượng truy cập đến những sản phẩm thậm chí còn chưa có sẵn – và tiêu tốn ngân sách mà không thu được kết quả gì.
• Hãy duy trì thói quen chuẩn bị của bạn: Các lỗi dán nhãn và thiếu thông tin về nội dung thùng hàng vẫn là những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc chậm trễ trong vận chuyển. Hãy chuẩn hóa quy trình đóng gói của bạn – hoặc thuê ngoài nếu cần thiết.
• Hãy ghi chép lại mọi thứ – ngay cả khi nó có vẻ nhàm chán: Lưu lại mã theo dõi, kế hoạch vận chuyển và hóa đơn chuẩn bị. Khi xảy ra sai sót (và điều đó chắc chắn sẽ xảy ra), cách giải quyết nhanh nhất là nhờ sự sắp xếp khoa học, chứ không phải là việc luôn đúng.

Theo dõi thông minh không phải là việc theo dõi từng thùng hàng. Đó là việc thiết lập mức độ giám sát vừa đủ để bạn chỉ cần can thiệp khi thực sự cần thiết.

Kết luận

Theo dõi FBA không phải là việc luôn luôn bận tâm đến vị trí của từng thùng hàng. Mục đích của việc này là có đủ thông tin để phát hiện các sự chậm trễ trước khi chúng dẫn đến tình trạng hết hàng, khắc phục các vấn đề nhỏ trong khâu chuẩn bị trước khi chúng trở thành các trường hợp hỗ trợ tốn kém, và hiểu rõ tốc độ xử lý đơn hàng ảnh hưởng như thế nào đến mọi khía cạnh khác – bao gồm cả hiệu quả quảng cáo của bạn.

Bạn không cần phải hoàn hảo. Nhưng những người bán hàng phát triển nhanh nhất thường không phải là những người chỉ dựa vào phỏng đoán. Họ là những người nhận ra các tín hiệu từ sớm, gắn kết hoạt động kinh doanh với kết quả, và thực hiện những điều chỉnh kịp thời trước khi vấn đề bùng phát. Các lô hàng là một phần của hệ thống kinh doanh của bạn. Hãy theo dõi chúng như thể chúng rất quan trọng – bởi vì thực sự là như vậy.

Câu hỏi thường gặp