Tracciamento delle spedizioni FBA: come tenere sotto controllo i ritardi dell'inventario e i problemi di consegna

Se inviate l'inventario alla rete di approvvigionamento di Amazon, la tracciabilità delle spedizioni non è facoltativa: è ciò che mantiene tutto il resto in sincronia. Che si tratti di un'operazione snella o di una gestione di decine di SKU, sapere dove si trovano le scorte (e cosa è stato effettivamente ricevuto) fa la differenza. Le tempistiche cambiano, le scatole spariscono e a volte il check-in non significa che sia vendibile. Prima si capisce cosa succede dietro quegli stati di spedizione, meglio si può pianificare, reagire e proteggere i propri margini.

Dove iniziano le spedizioni FBA: Cosa sono e perché sono importanti

Una spedizione FBA è esattamente ciò che sembra: l'inventario che inviate nella rete di adempimento di Amazon in modo che si occupi dello stoccaggio, dell'imballaggio e della consegna per voi. È il modo in cui i prodotti arrivano nei magazzini di Amazon. Si preparano le scatole, si crea un piano di spedizione in Seller Central, si stampano le etichette e si consegna il tutto a un corriere. Da quel momento in poi, l'inventario è ufficialmente disponibile per la consegna Prime. Sembra semplice. Ma il processo ha molte più parti in movimento di quanto non lasci intendere.

Ogni spedizione dà il via a una catena di eventi: scansione, trasporto, check-in, ricezione e, alla fine, l'inventario diventa vendibile. E non tutte le fasi si muovono alla stessa velocità. Una scatola può essere elaborata in un giorno, un'altra può rimanere ferma al molo per una settimana. Ecco perché capire come funzionano le spedizioni FBA non è solo utile, ma è essenziale se vi interessano le prestazioni, i tempi o la disponibilità di scorte durante le settimane ad alto traffico. Non è necessario controllare il sistema, ma è necessario leggerlo bene.

Capire lo stato delle spedizioni FBA: Cosa dice effettivamente ogni fase

Quando monitorate una spedizione FBA, lo stato che vedete in Seller Central non è solo un'etichetta, ma un segnale. Ognuno di essi riflette una fase specifica dell'elaborazione dell'inventario da parte di Amazon dietro le quinte. Ma non tutti gli stati sono ugualmente chiari e alcuni possono rimanere in sospeso più a lungo del previsto. Ecco cosa significa realmente ciascuno di essi e quando è necessario prestare attenzione.

1. Lavoro / Spedizione Creata

Questo è il punto di partenza: si sta creando o modificando il piano di spedizione. L'inventario non si è ancora mosso, ma Amazon sa cosa aspettarsi. Una volta confermato il contenuto della scatola e stampate le etichette, la spedizione passa alla fase successiva.

2. Pronto per la spedizione → Spedito

Ready to Ship (Pronto per la spedizione) appare quando si forniscono il nome del vettore e le informazioni di tracciamento o si conferma la spedizione attraverso il programma Amazon Partnered Carrier. Significa che la vostra parte è terminata: ora tocca al corriere. Lo stato cambia in Spedito quando il corriere scansiona le scatole o voi confermate la consegna. Se la scansione non avviene, la spedizione rimane bloccata. Verificate sempre che il ritiro o la consegna siano stati registrati correttamente.

3. In transito

In questa fase, Amazon sa che la spedizione è in movimento. Questo non significa che sia vicina, ma solo che i dati di tracciamento del vostro corriere confermano il movimento. Potrebbe ancora attraversare il Paese. Se si blocca troppo a lungo, contattate direttamente il corriere, non Amazon.

4. Consegnato

La vostra spedizione è arrivata al centro di smistamento... in teoria. “Consegnata” significa che è arrivata all'edificio, ma non che qualcuno l'abbia toccata. A volte rimane nel cortile per giorni prima che inizi il check-in, soprattutto nelle settimane di maggior afflusso.

5. Checked In

Questo significa che le scatole sono state scansionate al molo. È il segnale che il personale del magazzino sta iniziando a lavorarle. Tuttavia, non significa che le unità siano pronte per la vendita: è più come essere il prossimo della fila alla motorizzazione. Un progresso, ma non è finita.

6. Ricezione

È qui che Amazon inizia a scansionare i singoli articoli nell'inventario. Alcuni articoli sono subito disponibili. Altri potrebbero essere reindirizzati a diversi magazzini prima di essere disponibili. In questa fase si assiste spesso a ricezioni parziali: non si tratta di un problema, ma del funzionamento dell'FBA.

7. Chiuso

Il ciclo di vita della spedizione è terminato. O tutti gli articoli sono stati ricevuti, oppure Amazon ha chiuso automaticamente la spedizione dopo 90 giorni per le spedizioni nazionali o 90 giorni per le spedizioni internazionali dalla data di creazione della spedizione. Se i numeri non corrispondono a quanto inviato, è il momento di iniziare la riconciliazione.

Ogni stato è una traccia di pane, non un quadro completo. Ma se si impara a leggerli bene, è possibile individuare tempestivamente i ritardi, segnalare più rapidamente i problemi di ricezione e smettere di indovinare dove è bloccato l'inventario. Non si tratta di microgestire il processo di Amazon, ma di sapere quando è il caso di scavare e quando è il caso di aspettare.

Dai ritardi nell'inventario agli aggiustamenti di budget con WisePPC

Quando le spedizioni non si muovono come previsto, l'impatto non si limita alla logistica, ma si ripercuote sulle vendite, sulle performance pubblicitarie e sui margini. Ecco perché WisePPC collega i punti tra ciò che accade nella vostra pipeline FBA e ciò che vedete nei dashboard del vostro marketplace. Offriamo ai venditori la visibilità necessaria per individuare tempestivamente i ritardi, regolare le campagne in tempo reale e interrompere la spesa per prodotti che non sono effettivamente disponibili per la spedizione.

La nostra piattaforma separa le vendite organiche da quelle a pagamento, tiene traccia di metriche in tempo reale come TACOS e profitto, e mette in evidenza gli sprechi pubblicitari legati all'inventario, in modo che sappiate esattamente quando i problemi di adempimento iniziano a trascinare le prestazioni. Sia che stiate gestendo prodotti sponsorizzati, sia che stiate gestendo più account, sia che vi stiate destreggiando tra il ritmo degli annunci e i programmi di rifornimento, vi aiutiamo a essere all'avanguardia invece di reagire in ritardo.

Ci trovate su Facebook, Instagram, e LinkedIn, dove pubblichiamo approfondimenti, piccole correzioni e aggiornamenti dei prodotti per aiutare i venditori a gestire sistemi più efficienti e intelligenti. In fin dei conti, l'obiettivo non è quello di sommergervi di dati, ma di far emergere ciò che conta e rendere più facile agire di conseguenza.

Come tracciare effettivamente una spedizione FBA (senza tirare a indovinare)

Seguire una spedizione FBA non dovrebbe sembrare di inseguire un bersaglio mobile, ma a volte è così. La buona notizia è che Amazon vi offre diversi modi per monitorare dove si trova il vostro inventario e cosa gli sta succedendo. Il trucco sta nel sapere dove guardare e cosa ci dice effettivamente ogni visualizzazione. Ecco come ottenere le risposte senza dover scavare tra cinque schede o aspettare che qualcosa vada storto.

Iniziare da Seller Central: La tua coda di spedizione

Questa è la vostra rampa di lancio.

• Andare su Inventario nella barra di navigazione superiore.
• Fare clic su Gestisci spedizioni FBA.
• Si arriva alla coda di spedizione, dove si trovano tutte le spedizioni in arrivo.

Per ognuno di essi, si vedrà uno stato (come “In transito” o “In ricezione”) e un pulsante con la dicitura Traccia la spedizione. Questo è il modo per entrare.

Utilizzate “Traccia della spedizione” per visualizzare il percorso completo

Facendo clic su questo pulsante si accede al riepilogo delle spedizioni, che presenta due schede fondamentali:

• Eventi di spedizione: Questo è il registro degli eventi, con i timestamp per ogni scansione e transizione.
• Contenuto: Mostra ciò che Amazon ritiene di aver ricevuto, utile in seguito se i numeri non corrispondono.

Osservate gli spazi vuoti nella cronologia. Se vedete la dicitura “Consegnato” ma poi non c'è più nulla, è possibile che la vostra spedizione sia ancora in attesa di essere consegnata: è normale, ma vale la pena di tenerla d'occhio se si protrae per qualche giorno.

Controllo incrociato con il trasportatore

Se la spedizione è ancora in transito, la visualizzazione di Amazon può essere in ritardo. In questo caso si va direttamente alla fonte.
Prendete il numero di tracking (è elencato nel riepilogo) e collegatelo a UPS, FedEx o al corriere che avete utilizzato. Otterrete gli aggiornamenti sulla posizione, il tempo di consegna previsto e, a volte, i segnali di ritardo.

• Suggerimento rapido: il Partnered Carrier Program di Amazon di solito si sincronizza bene, ma le spedizioni di terzi possono essere più lente o mancare del tutto le scansioni.

Per i venditori di grandi volumi: Automatizzare la torre di controllo

Se si inviano spedizioni frequenti o si gestiscono più conti, la tracciabilità manuale si rompe rapidamente. Avete bisogno di un sistema che non solo mostri dove si trova l'inventario, ma che colleghi anche i ritardi a cali di prestazioni e mancati guadagni. Potrete sempre controllare lo stato delle spedizioni in Seller Central, ma ora potete anche farlo:

• Individuare le scorte prima che si esauriscano nel vostro ACOS
• Scoprite se la scarsa tempestività delle consegne sta compromettendo le vostre SKU più performanti.
• Correlare i tempi di ricezione lenti con gli obiettivi di vendita mancati

L'inventario non si muove in modo isolato e nemmeno il monitoraggio dovrebbe farlo.

Tenere sotto controllo il movimento delle spedizioni fa parte del nostro lavoro. Ma non deve essere un gioco a indovinare. Più si controlla in anticipo, meno si va a caccia di problemi in seguito.

Meno sorprese, meno problemi: Come evitare il mal di testa da inventario FBA

Il modo più rapido per rovinare una campagna pubblicitaria efficace? Problemi di inventario che avrebbero dovuto essere individuati prima della spedizione. Si stampano le etichette, si spediscono le scatole e si spera nel meglio, ma i piccoli errori di preparazione possono trasformarsi in ritardi, esaurimenti di scorte e sprechi di spesa. La maggior parte di questi errori inizia presto. Ecco a cosa prestare attenzione:

• Unità non etichettate o codici a barre mancanti: Amazon ha bisogno di codici a barre puliti e scansionabili. Se anche una sola unità presenta un'etichetta sbagliata (o nessuna), l'intera scatola potrebbe essere segnalata. Utilizzate un'etichettatura approvata da Amazon o chiedete ad Amazon di farlo per voi.
• Prodotto sbagliato, SKU giusta: Avete inserito la SKU corretta nel piano di spedizione, ma l'articolo reale non corrisponde. Controllate due volte ogni variazione prima di sigillare la scatola. Taglie, colori e pacchetti si confondono più di quanto si pensi.
• Sottospedizione o sovraspedizione: ISe si dichiara di voler inviare 50 unità e se ne inviano solo 48 (o 52), il processo di ricezione si blocca. Attenetevi a conteggi esatti. Se vi servite di un distributore, assicuratevi che siano allineati sulle quantità e sulle date di scadenza.
• Dettagli imprecisi sul contenuto della scatola: Le informazioni a livello di scatola non sono facoltative: è così che Amazon sa cosa c'è in ogni scatola prima di aprirla. Se saltate questo passaggio, la vostra spedizione subirà un rallentamento al molo.
• Imballaggio danneggiato o materiali non approvati: Evitate di confondere le confezioni termoretraibili, gli articoli fragili senza pluriball o le unità sfuse in scatole troppo grandi. Amazon si aspetta una preparazione specifica a seconda del tipo di prodotto. Se si prendono scorciatoie, si pagherà con ritardi o, peggio, con traslochi.
• Centro di adempimento sbagliato: Se modificate manualmente l'indirizzo di spedizione o ignorate i luoghi suggeriti da Amazon, aspettatevi delle reazioni. Questo può portare a rifiuti o a spedizioni divise che ritardano il check-in.

Risolvere questi problemi a posteriori è lento, costoso e di solito comporta un caso di assistenza. Individuarli per tempo è un problema di flusso di lavoro e di visibilità. Se il vostro sistema non tiene traccia di queste cose in modo chiaro, state solo sperando per il meglio. Non è una strategia.

Quando i numeri non corrispondono: Come gestire le discrepanze nelle spedizioni FBA

A volte Amazon dice di aver ricevuto meno unità di quelle inviate. Oppure registra un articolo che non avete mai imballato. È frustrante, soprattutto quando l'inventario, le classifiche o le campagne pubblicitarie sono legate a quei prodotti mancanti. Ma è risolvibile. Il segreto è sapere dove guardare, cosa cliccare e quando intervenire.

Iniziate aprendo la spedizione in Seller Central e andando alla scheda Contenuto. Vedrete le unità previste e quelle ricevute affiancate. Passate il mouse sui numeri per controllare i dettagli. Se la spedizione è contrassegnata come “chiusa” e c'è ancora una discrepanza, cercate il menu a tendina Azione richiesta: è lì che si avvia la riconciliazione.

Amazon potrebbe chiedere una prova della spedizione, fatture o documenti di tracciamento. Caricate ciò che avete e inviate il caso. Dopodiché, controllate gli aggiornamenti sotto la voce Caso inviato e seguiteli se il processo si blocca. Questa parte non è divertente, ma se i vostri margini dipendono da questo, non aspettate. Seguitela come fate con le vostre campagne.

Suggerimenti professionali per far sì che il monitoraggio FBA funzioni davvero per voi

Se trattate il monitoraggio delle spedizioni come un'attività secondaria, siete già in ritardo. I venditori più efficienti lo usano come un sistema di allarme precoce, un modo per segnalare i rischi prima che abbiano un impatto sulle entrate. Non si tratta di trucchi. Sono piccole abitudini che vi fanno passare da reattivi a proattivi. Ecco come affinare il vostro processo di monitoraggio:

• Controllare la coda di spedizione ogni giorno, anche se non c'è nulla di “sbagliato”: I ritardi di solito si manifestano con i cambiamenti di stato. Prendere una spedizione bloccata in “Consegnato” prima che si trasformi in un caso di assistenza fa risparmiare tempo e problemi di inventario.
• Stabilire scadenze interne prima della finestra di Amazon: Non fate affidamento sui tempi di check-in di Amazon. Inserite un tempo cuscinetto nel vostro calendario operativo, in modo che le campagne non partano prima che le scorte siano effettivamente vendibili.
• Etichettare le spedizioni legate a SKU ad alto rendimento: Se una scatola in entrata contiene i vostri top seller, seguitela come una campagna. Queste spedizioni meritano maggiore attenzione rispetto alle unità che si muovono lentamente.
• Associare il monitoraggio delle spedizioni al ritmo degli annunci: Se le scorte sono in ritardo, rallentate la spesa. Altrimenti, si rischia di spingere il traffico verso prodotti che non sono nemmeno disponibili e di bruciare il budget senza ottenere nulla.
• Mantenete la vostra routine di preparazione: Gli errori di etichettatura e le informazioni mancanti sul contenuto della scatola sono ancora i motivi principali per cui le spedizioni subiscono ritardi. Standardizzate il processo di imballaggio o esternalizzatelo, se necessario.
• Documentate tutto, anche quando è noioso: Salvate i numeri di tracciamento, i piani di spedizione e le fatture preparate. Quando si verificano delle discrepanze (e ne accadono), la soluzione più rapida è quella di essere organizzati, non di avere ragione.

Il monitoraggio intelligente non consiste nel controllare ogni casella. Si tratta di impostare una visibilità sufficiente per intervenire solo quando è importante.

Conclusione

Il monitoraggio FBA non significa essere ossessionati da dove si trova ogni scatola in ogni momento. Si tratta di avere una visibilità sufficiente per individuare i ritardi prima che diventino stockout, per risolvere piccoli problemi di preparazione prima che diventino costosi casi di assistenza e per capire come la velocità di evasione influisca su tutto il resto, comprese le performance pubblicitarie.

Non è necessario essere perfetti. Ma i venditori che crescono più velocemente di solito non sono quelli che tirano a indovinare. Sono quelli che osservano tempestivamente i segnali, legano le operazioni ai risultati e fanno aggiustamenti silenziosi prima che i problemi emergano. Le spedizioni fanno parte del vostro sistema. Seguitele come se fossero importanti, perché lo sono.

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