Seguimiento de envíos FBA: cómo adelantarse a los retrasos en el inventario y a los problemas de entrega

Si envías inventario a la red de distribución de Amazon, el seguimiento de esos envíos no es opcional: es lo que mantiene todo lo demás sincronizado. Tanto si realiza una operación sencilla como si gestiona docenas de SKU, saber dónde están sus existencias (y qué se ha recibido realmente) marca la diferencia. Los plazos cambian, las cajas desaparecen y, a veces, facturar no significa vender. Cuanto antes sepa lo que ocurre detrás de esos estados de envío, mejor podrá planificar, reaccionar y proteger sus márgenes.

Dónde comienzan los envíos FBA: Qué son y por qué importan

Un envío FBA es exactamente lo que parece: el inventario que envías a la red de cumplimiento de Amazon para que ellos se encarguen del almacenamiento, el embalaje y la entrega por ti. Así es como los productos llegan a los almacenes de Amazon en primer lugar. Preparas tus cajas, creas un plan de envío en Seller Central, imprimes las etiquetas y se lo entregas a un transportista. A partir de ese momento, el inventario está oficialmente en camino de estar disponible para la entrega Prime. Parece sencillo. Pero el proceso tiene más partes móviles de lo que parece.

Cada envío pone en marcha una cadena de acontecimientos: escaneado, transporte, facturación, recepción y, finalmente, el inventario se convierte en vendible. Y no todas las etapas avanzan a la misma velocidad. Una caja puede procesarse en un día, mientras que otra puede permanecer en el muelle durante una semana. Por eso, entender cómo funcionan realmente los envíos FBA no sólo es útil, sino que es esencial si le preocupa el rendimiento, el tiempo o la disponibilidad de existencias durante las semanas de mayor tráfico. No es necesario microgestionar el sistema, pero sí leerlo bien.

Comprender el estado de los envíos FBA: Qué le dice realmente cada etapa

Cuando realiza el seguimiento de un envío FBA, el estado que ve en Seller Central no es solo una etiqueta, es una señal. Cada uno refleja un paso específico en la forma en que Amazon procesa su inventario entre bastidores. Pero no todos los estados son igual de claros, y algunos pueden permanecer ahí más tiempo del esperado. Esto es lo que realmente significa cada uno y cuándo debes prestar atención.

1. Trabajo / Envío Creado

Este es el punto de partida: está creando o editando el plan de envío. Aún no se ha movido ningún inventario, pero Amazon ya sabe qué esperar. Una vez confirmado el contenido de la caja e impresas las etiquetas, el envío pasa a la siguiente fase.

2. Listo para enviar → Enviado

Listo para enviar aparece cuando facilitas el nombre del transportista y la información de seguimiento o confirmas el envío a través del programa de transportistas asociados de Amazon. Significa que tu parte ya está hecha, ahora le toca al transportista. El estado cambia a Enviado una vez que el transportista escanea las cajas o usted confirma la entrega. Si ese escaneo nunca se produce, el envío se queda atascado. Comprueba siempre que la recogida o la entrega se han registrado correctamente.

3. En tránsito

En esta fase, Amazon sabe que el envío está en movimiento. Esto no significa que esté cerca, sólo que los datos de seguimiento de su transportista confirman el movimiento. Todavía podría estar cruzando el país. Si se detiene aquí demasiado tiempo, consulte directamente con el transportista, no con Amazon.

4. Entregado

Su envío llegó al centro de cumplimiento... en teoría. “Entregado” significa que ha llegado al edificio, pero no que nadie lo haya tocado. A veces permanece en el patio durante días antes de que comience la facturación, especialmente durante las semanas de mayor volumen.

5. Registrado

Esto significa que sus cajas han sido escaneadas en el muelle. Es una señal de que el personal del almacén está empezando a procesarlas. Aún así, esto no significa que las unidades estén listas para la venta, es más como ser el siguiente en la cola del Departamento de Tráfico. Progreso, pero no hecho.

6. Recepción

Aquí es donde Amazon comienza a escanear artículos individuales en el inventario. Algunas referencias se ponen a la venta inmediatamente. Otras pueden ser redirigidas a diferentes almacenes antes de estar disponibles. A menudo verá recepciones parciales en esta fase; no es un fallo, es el funcionamiento del FBA.

7. Cerrado

El ciclo de vida del envío ha terminado. O bien se recibieron todos los artículos, o bien Amazon cerró automáticamente el envío después de 90 días para envíos nacionales o 90 días para envíos internacionales desde la fecha de creación del envío. Si los números no coinciden con lo que usted envió, aquí es cuando usted comienza a reconciliar.

Cada estado es una miga de pan, no una imagen completa. Pero cuando aprenda a leerlos correctamente, detectará los retrasos con antelación, señalará los problemas de recepción con mayor rapidez y dejará de adivinar dónde está atascado su inventario. No se trata de microgestionar el proceso de Amazon, se trata de saber cuándo profundizar y cuándo esperar.

De los retrasos en el inventario a los ajustes presupuestarios con WisePPC

Cuando los envíos no se mueven según lo esperado, el impacto no se limita a la logística: se manifiesta en sus ventas, rendimiento publicitario y márgenes. Por eso WisePPC conecta los puntos entre lo que está sucediendo en su proceso de FBA y lo que está viendo en los paneles de control de su mercado. Ofrecemos a los vendedores la visibilidad necesaria para detectar retrasos con antelación, ajustar las campañas en tiempo real y dejar de gastar en productos que no están realmente disponibles para su envío.

Nuestra plataforma separa las ventas orgánicas de las de pago, realiza un seguimiento en tiempo real de métricas como TACOS y beneficios, y destaca los residuos publicitarios relacionados con el inventario, para que sepas exactamente cuándo los problemas de cumplimiento empiezan a mermar el rendimiento. Tanto si gestionas productos patrocinados como varias cuentas o haces malabares para adaptar el ritmo de los anuncios a los calendarios de reposición, te ayudamos a adelantarte en lugar de reaccionar tarde.

Nos encontrará en Facebook, Instagramy LinkedIn, donde publicamos información, pequeñas correcciones y actualizaciones de productos para ayudar a los vendedores a gestionar sistemas más eficaces e inteligentes. Al fin y al cabo, el objetivo no es inundarte de datos, sino sacar a la luz lo que importa y facilitar que actúes en consecuencia.

Cómo rastrear realmente un envío FBA (sin adivinar)

El seguimiento de un envío FBA no debería ser como perseguir un objetivo en movimiento, pero a veces lo es. La buena noticia es que Amazon le ofrece varias formas de supervisar dónde se encuentra su inventario y qué está ocurriendo con él. El truco está en saber dónde mirar y qué le dice realmente cada vista. A continuación te explicamos cómo obtener respuestas sin tener que rebuscar en cinco pestañas ni esperar a que algo vaya mal.

Empezar en la Central de Vendedores: Su cola de envíos

Esta es tu plataforma de lanzamiento.

• Vaya a Inventario en la barra de navegación superior.
• Haga clic en Gestionar envíos FBA.
• Llegará a la cola de envíos, donde se encuentran todos sus envíos entrantes.

Para cada uno de ellos, verá un estado (como “En tránsito” o “Recibiendo”) y un botón llamado Rastrear envío. Esa es tu forma de entrar.

Utilice “Seguimiento del envío” para ver el rastro completo

Al hacer clic en ese botón, accederá al Resumen de envíos, que tiene dos pestañas principales:

• Eventos de envío: Este es su registro de eventos, con marcas de tiempo para cada escaneo y transición.
• Contenido: Muestra lo que Amazon cree que ha recibido - útil más tarde si los números no coinciden.

Esté atento a las lagunas en la línea de tiempo. Si ves “Entregado” pero no aparece nada después, es posible que tu envío aún esté esperando a ser facturado; es normal, pero merece la pena vigilarlo si se prolonga más allá de unos días.

Comprobación cruzada con el transportista

Si el envío aún está en tránsito, la vista de Amazon puede retrasarse. Es entonces cuando vas directamente a la fuente.
Obtén el número de seguimiento (aparece en el resumen) y conéctalo a UPS, FedEx o al transportista que hayas utilizado. Obtendrás información actualizada sobre la ubicación, el plazo de entrega previsto y, en ocasiones, avisos de retraso.

• Consejo rápido: El Programa de Transportistas Asociados de Amazon suele sincronizarse bien, pero los envíos de terceros pueden ser más lentos o no escanearse del todo.

Para vendedores de gran volumen: Automatizar la Atalaya

Si realiza envíos frecuentes o gestiona varias cuentas, el seguimiento manual se estropea rápidamente. Necesita un sistema que no sólo le muestre dónde está el inventario, sino que también relacione los retrasos con las caídas de rendimiento y la pérdida de ingresos. Seguirá comprobando el estado de los envíos en Seller Central, pero ahora también puede hacerlo:

• Detecte la falta de existencias antes de que acabe con su ACOS
• Averigüe si los plazos de entrega inadecuados están afectando a sus referencias más rentables.
• Correlacionar los tiempos de recepción lentos con el incumplimiento de los objetivos de venta

El inventario no se mueve de forma aislada, y el seguimiento tampoco debería hacerlo.

Estar al tanto del movimiento de los envíos forma parte del trabajo actual. Pero no tiene por qué ser un juego de adivinanzas. Cuanto más controle antes, menos problemas tendrá después.

Menos sorpresas y menos confusión: Cómo evitar los dolores de cabeza del inventario FBA

¿La forma más rápida de arruinar una buena campaña publicitaria? Los problemas de inventario que deberían haberse detectado antes del envío. Imprima las etiquetas, envíe las cajas y espere lo mejor, pero los pequeños errores de preparación pueden convertirse en retrasos, roturas de stock y gasto inútil. La mayoría de los problemas empiezan pronto. Esto es lo que hay que tener en cuenta:

• Unidades mal etiquetadas o códigos de barras ausentes: Amazon necesita códigos de barras limpios y escaneables. Si incluso una unidad aparece con una etiqueta incorrecta (o ninguna), toda la caja podría ser marcada. Utiliza etiquetas aprobadas por Amazon o pídele a Amazon que lo haga por ti.
• Producto equivocado, SKU correcto: Ha introducido el SKU correcto en el plan de envío, pero el artículo real no coincide. Compruebe dos veces cada variación antes de sellar la caja. Las tallas, los colores y los paquetes se mezclan más de lo que imaginas.
• Subenvío o sobreenvío: Ii dices que vas a enviar 50 unidades y sólo envías 48 (o 52), el proceso de recepción se atasca. Cíñase al recuento exacto. Si recurre a un distribuidor, asegúrese de que coinciden en la cantidad y las fechas límite.
• Detalles inexactos del contenido de la caja: La información a nivel de caja no es opcional: es la forma en que Amazon sabe lo que hay en cada caja antes de abrirla. Si omites este paso, tu envío se ralentizará en el muelle.
• Embalaje dañado o materiales no homologados: Evite la confusión con el plástico retráctil, los artículos frágiles sin plástico de burbujas o las unidades sueltas en cajas de gran tamaño. Amazon espera una preparación específica en función del tipo de producto. Si cortas por lo sano, pagarás con retrasos o, peor aún, con mudanzas.
• Centro de cumplimiento equivocado: Si cambia manualmente la dirección de envío o anula las ubicaciones sugeridas por Amazon, espere reacciones negativas. Puede provocar rechazos o envíos divididos que retrasen la facturación.

Solucionar estos problemas a posteriori es lento, caro y suele conllevar un caso de asistencia. Detectarlas a tiempo es una cuestión de flujo de trabajo y de visibilidad. Si su sistema no hace un seguimiento claro de estas cosas, sólo está esperando lo mejor. Eso no es una estrategia.

Cuando los números no coinciden: Cómo manejar las discrepancias en los envíos de FBA

A veces Amazon dice que ha recibido menos unidades de las que enviaste. O registran un artículo que nunca empaquetaste. Es frustrante, especialmente cuando su inventario, clasificaciones o campañas publicitarias están vinculadas a esos productos que faltan. Pero tiene solución. La clave está en saber dónde mirar, en qué hacer clic y cuándo intervenir.

Empiece por abrir el envío en Seller Central y vaya a la pestaña Contenido. Verá las unidades esperadas frente a las recibidas. Pase el ratón por encima de los números para comprobar los detalles. Si el envío está marcado como “Cerrado” y sigue habiendo un desajuste, busque el menú desplegable Acción requerida: ahí es donde se inicia la conciliación.

Amazon puede pedirte pruebas de envío, facturas o documentos de seguimiento. Sube lo que tengas y envía el caso. Después, estate atento a las actualizaciones en Caso enviado, y haz un seguimiento si se estanca. Esta parte no es divertida, pero si tus márgenes dependen de ello, no esperes. Hazle el mismo seguimiento que a tus campañas.

Consejos profesionales para que su seguimiento FBA realmente funcione para usted

Si considera el seguimiento de los envíos como una tarea secundaria, ya se ha quedado atrás. Los vendedores más eficaces lo utilizan como un sistema de alerta temprana, una forma de detectar riesgos antes de que afecten a los ingresos. No se trata de trucos. Son pequeños hábitos que le hacen pasar de reactivo a proactivo. He aquí cómo perfeccionar su proceso de seguimiento:

• Compruebe diariamente la cola de envíos, aunque no haya nada “malo”: Los atascos suelen aparecer en los cambios de estado. Detectar un envío atascado en “Entregado” antes de que se convierta en un caso de asistencia ahorra tiempo y quebraderos de cabeza de inventario.
• Establecer plazos internos antes de la ventana de Amazon: No confíe en el plazo de registro de Amazon. Incorpora tiempo de reserva en tu calendario de operaciones para que las campañas no se pongan en marcha antes de que el stock sea realmente vendible.
• Etiquete los envíos vinculados a SKU de alto rendimiento: Si una caja entrante contiene sus productos más vendidos, sígala como si fuera una campaña. Estos envíos merecen más atención que las unidades más lentas.
• Empareje el seguimiento de los envíos con el ritmo de los anuncios: Si las existencias se retrasan, reduzca el gasto. De lo contrario, se arriesga a dirigir el tráfico a productos que ni siquiera están disponibles y a quemar el presupuesto sin obtener nada a cambio.
• Mantén tu rutina de preparación: Los errores de etiquetado y la falta de información sobre el contenido de las cajas siguen siendo las principales causas de retrasos en los envíos. Estandarice su proceso de embalaje o externalícelo si es necesario.
• Documéntalo todo, incluso cuando sea aburrido: Guarde los números de seguimiento, los planes de envío y las facturas preparadas. Cuando surgen discrepancias (y surgirán), la solución más rápida es organizarse, no tener razón.

El seguimiento inteligente no consiste en vigilar cada casilla. Se trata de establecer una visibilidad suficiente para que sólo tenga que intervenir cuando sea necesario.

Conclusión

El seguimiento de FBA no consiste en obsesionarse con dónde está cada caja en todo momento. Se trata de tener la visibilidad suficiente para detectar retrasos antes de que se agoten las existencias, solucionar pequeños problemas de preparación antes de que se conviertan en costosos casos de asistencia y comprender cómo la velocidad de cumplimiento afecta a todo lo demás, incluido el rendimiento de sus anuncios.

No tiene por qué ser perfecto. Pero los vendedores que crecen más rápido no suelen ser los que adivinan. Son los que observan las señales con antelación, vinculan las operaciones a los resultados y realizan ajustes silenciosos antes de que los problemas salgan a la superficie. Los envíos forman parte de su sistema. Haga un seguimiento de ellos como si fueran importantes, porque lo son.

PREGUNTAS FRECUENTES